Documentation on ITCFLOW

Créer un Talent

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Créer un Talent

Ce guide explique comment ajouter des talents à votre roster, gérer leurs profils et générer des formulaires de candidature PDF.

Ajouter un talent

Ouvrez l’application Talents dans le menu principal.
Cliquez sur + Ajouter un talent.
Renseignez les informations de base : nom, coordonnées, mensurations.
Ajoutez des photos, polaroids et vidéos à la galerie.
Sauvegardez le profil.

Formulaire de candidature

Chaque talent peut disposer d’un formulaire de candidature en ligne généré automatiquement. Partagez le lien avec les talents pour qu’ils remplissent leurs informations eux-mêmes.

Documents

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Documents

L’application Documents permet au personnel de stocker et récupérer en toute sécurité les fichiers associés aux dossiers de talents et aux briefs. Tous les fichiers sont conservés dans un espace de stockage privé — aucun fichier n’est jamais accessible publiquement.

Types de Documents

Les administrateurs peuvent configurer les catégories de documents qui apparaissent dans les formulaires de téléversement.

Types intégrés : Contrats, Cartes d’identité, Mandats, Scripts de casting, Feuilles de service, et plus encore.

Envoi de Briefs

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Envoi de Briefs

Ce guide couvre la création de briefs, leur envoi aux clients et la gestion des téléchargements PDF des talents.

Créer un brief

Ouvrez l’application Briefs.
Cliquez sur + Nouveau brief.
Renseignez les informations : titre, description, deadline.
Associez des talents au brief.
Envoyez le brief au client.

Gestion des PDF

Générez des PDF composites pour chaque talent sélectionné et joignez-les à votre brief avant l’envoi.

Sujets suivants

Flux de Réservation

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Flux de Réservation

Le flux de réservation d’ITCFlow est organisé en étapes d’événement. Chaque étape représente une phase du processus de réservation et peut être envoyée indépendamment aux clients.

Les étapes

Sélection — Choisissez les talents qui correspondent au brief.
Casting — Envoyez les sélections de talents au client pour approbation.
Option — Gérez les options en attente de confirmation.
Job — Confirmez la réservation finale.

Envoyer une sélection

Créez une sélection, ajoutez des talents, puis envoyez-la au client directement depuis l’application. Suivez les réponses en temps réel.

Gestion des Clients

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Gestion des Clients

ITCFlow fournit un répertoire complet pour gérer vos clients, agences et contacts externes.

Contacts et entreprises

Ajoutez des contacts individuels et des entreprises
Historique complet des interactions
Recherche rapide par nom, email ou entreprise

Briefs

Créez des briefs et associez-les à des clients. Suivez les statuts de chaque brief et envoyez les sélections de talents correspondantes.

Sujets suivants

Gestion des Réservations

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Gestion des Réservations

Ce guide couvre les vérifications de disponibilité, les confirmations de réservation et les transferts de talents.

Vérification de disponibilité

Consultez l’agenda de chaque talent pour vérifier sa disponibilité avant de confirmer une réservation.

Confirmation de réservation

Confirmez une réservation en un clic depuis l’étape Option du flux de réservation.

Transfert de talents

Transférez un talent d’un événement à un autre lorsque des changements de planning surviennent.

Sujets suivants

Gestion des Sessions

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Gestion des Sessions

Ce guide couvre les fonctionnalités de sécurité et d’expérience utilisateur : surveillance des sessions, déconnexion automatique, messages de bannière et exigences de mot de passe.

Tableau de Bord des Utilisateurs Actifs

Surveillez qui est actuellement en ligne.

Sessions du personnel : Admin → Maintenance → Sessions actives

Consultez tous les membres du personnel connectés
Voyez l’heure de dernière activité et l’adresse IP
Filtrez par activité au cours des 15 dernières minutes ou de la dernière heure

Visiteurs publics : Admin → Maintenance → Activités publiques

Gestion des Talents

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Gestion des Talents

ITCFlow fournit des outils complets pour gérer votre roster de talents. Ce guide couvre les galeries photo, les photo books et les composites PDF.

Galerie photo

Glisser-déposer pour organiser les photos
Réorganisation et opérations par lot
Marquage des photos préférées

Photo Books

Créez des ensembles organisés de photos — parfaits pour répondre à des briefs clients spécifiques.

Composites PDF

Générez des composites PDF professionnels avec 1, 2 ou 4 photos par page, prêts à envoyer aux clients.

Guide de Démarrage Rapide

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Guide de Démarrage Rapide

Ce guide couvre les étapes essentielles pour configurer votre agence sur ITCFlow.

Configuration initiale

Connectez-vous avec votre compte administrateur.
Personnalisez votre agence — logo, favicon et langue du site public.
Invitez votre équipe — ajoutez des membres du personnel avec les rôles appropriés.
Ajoutez vos talents — importez ou créez manuellement des profils.

Sujets suivants

Suivi de la Disponibilité

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Suivi de la Disponibilité

Ce guide couvre les statuts de disponibilité et la surveillance de la livraison des emails.

Statuts de Disponibilité

Les administrateurs peuvent configurer les valeurs sélectionnables que les talents peuvent soumettre en réponse à un email de vérification de disponibilité.

Gestion des statuts :

Allez dans Admin → Config → Statuts de disponibilité
Ajoutez ou modifiez des statuts avec des libellés comme « Disponible », « Indisponible », « Disponible sous conditions »
Définissez l’indicateur Est un statut positif pour marquer les réponses favorables
Définissez l’indicateur Afficher au talent pour contrôler la visibilité

Surveillance de la Livraison des Emails

Chaque email envoyé via le système est suivi dans les journaux d’emails.